بیمه کردن کارمندان: قوانین، مدارک و مراحلی که هر کارفرما باید بداند!

• نویسنده مطلب نویسنده بیمه

شروع یک کسب ‎وکار جدید، همیشه با چالش‌‎های زیادی همراه است. اگر قبل از شروع کارتان، مقدمات را آماده کنید، بهتر می‎توانید از عهده این چالش‌‎ها برآیید. دانستن مراحل بیمه کردن کارمندان، یکی از مقدمات مهم، قبل از آغاز کار است. آیا قصد دارید کسب‎ وکار خود را تاسیس کنید؟ اگر پاسخ‎تان مثبت است، با ماهمراه باشید. در این مقاله، شما می‎توانید با مراحل بیمه کردن کارمندان آشنا شوید.

الزامات قانونی بیمه کردن کارمندان

مطابق اصل ۱۴۸ قانون کار، تمامی کارفرمایان ملزم به بیمه کردن کارکنان خود هستند. به بیان دیگر، هر کارمندی حق دارد از اولین روزی که مشغول به کار می‎شود، تحت پوشش بیمه قرار بگیرد. هر کارفرما بعد از راه‌‎اندازی کسب‎‌ وکار خود حداکثر ۱۵ روز وقت دارد برای بیمه کردن پرسنل خود اقدام کند. البته قبل از آن لازم است کارفرمایان برای دریافت کد کارگاهی بیمه به نزدیک‎ترین شعب سازمان تامین اجتماعی مراجعه کنند.

مراحل بیمه کردن کارمندان

حال که از الزامات قانونی بیمه کردن کارکنان گفتیم، لازم است مراحل آن را نیز معرفی کنیم که به شرح زیر است:

1. دریافت کد کارگاهی بیمه
2. نام نویسی کارکنان
3. تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان
4. پرداخت حق بیمه

دریافت کد کارگاهی بیمه

یکی از مراحل بیمه کردن کارمندان، دریافت کد کارگاهی بیمه است. کد کارگاهی یک شماره ده رقمی است که به کارگاه‎های دارای کارفرما و پرسنلِ تحتِ پوششِ بیمه تعلق می‎گیرد. سه رقم اول این کد، شعبه را مشخص می کند. سه رقم بعدی نوع فعالیت کارگاه را نشان می‎دهد و چهار رقم آخر آن مربوط به شماره پرونده کارفرما است. مراحل دریافت کد کارگاهی به شرح زیر است.

همانطور که گفته شد، بعد از تاسیس و ثبت کسب‎وکار، نماینده شرکت باید در راستای بیمه کردن کارکنان خود اقدام کند. ما دو نوع کارگاه داریم. کارگاه حقوقی و کارگاه حقیقی. هر کدام نیز نیاز به مدارک خاصی دارد.

مدارک مورد نیاز کارفرمایان کارگاه‎های حقوقی:

• نامه اعلام تاسیس شرکت
• روزنامه رسمی کشور که آگهی تاسیس شرکت درآن اعلام شده است.
• اساسنامه شرکت
• تصویر سند مالکیت یا اجاره محل شرکت
• سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت بر حسب مورد (مانند اظهارنامه ثبت وموافقت اصولی)

شعبه بیمه تامین اجتماعی پس از دریافت مدارک و انجام مراحل اداری برای کسب و کار شما تشکیل پرونده می‎دهد. در نهایت نیز با اختصاص شماره کارگاه، مراتب را به صورت کتبی به شرکت اعلام خواهد نمود.
مدارک مورد نیاز کارفرمایان حقیقی به شرح زیر است:

• جواز کسب صنفی معتبر (دائم یا موقت) یا هرگونه اجازه‎ی کار از مراجع ذی‎صلاح
• پروانه‎ی تاسیس یا بهره‎برداری
• اسناد مالکیت یا اسناد اجاره و یا صلح‌نامه کارگاه (اعم از رسمی یا عادی)
• تایید اتحادیه‎ یا مجمع امورصنفی مربوطه مبنی بر کارفرمایی و بهره‎برداری کارگاه

مدارک مورد نیاز برای بیمه کردن کارمندان

نکات مربوط به دریافت کد کارگاهی

1. مطابق قانون، کد کارگاهی اشخاص حقیقی با تغییر آدرس و یا تغییر فعالیت تغییر می‎کند. کارفرما در هر یک از این دو حالت باید کد کارگاهی جدید را با طی مراحل بالا، دریافت نماید.
2. کد کارگاهی اشخاص حقوقی تغییر نمی‎کند. این کد که در اولین شعبه دریافت شده است تا زمان انحلال شرکت ثابت می‎ماند.
3. کد دفاتر اسناد رسمی دادگستری مانند اشخاص حقوقی است و در صورت جابه‎جایی مکانی تغییر نمی‎کند.
4. برای دریافت کد کارگاهی به هیچ عنوان نباید برای چند کد بیمه در خواست داد. در صورت انجام، فرد در جمع‎آوری سوابق بیمه برای دوران بازنشستگی خود دچار مشکلات عمده‎ای می‎شود.

برای اطلاعات بیشتر در مورد کد کارگاهی بیمه، می‌توانید به اینجا مراجعه کنید.

بررسی کارگاه توسط کارمند بیمه

بعد از ارائه مدارک لازم برای دریافت کد کارگاهی، بازرس بیمه به منظور بررسی صحت اظهارات کارفرما از کارگاه بازدید می‎‌کند. او هم‌چنین گزارش خود را در اختیار شعبه بیمه قرار می‌‎دهد. در صورتی که مساله‌‎ای وجود نداشته باشد، کد کارگاهی بیمه، بعد از طی شدن مراحل اداری صادر می‎‌شود.

نام نویسی کارکنان

یکی دیگر از مراحل بیمه کردن کارمندان، نام نویسی آن‌ها است. این مرحله برای کارمندانی که سابقه بیمه ندارند، ضروری است. فرد باید برای دریافت کد بیمه، به همراه مدارک شناسایی خود به شعبه مربوط به کارگاه مراجعه کند. پرسنلی که کد بیمه دارند صرفا لازم است به همراه کارت ملی خود به شعبه مربوطه مراجعه نمایند.

مدارک لازم برای نام نویسی کارمندان

مدارک مورد نیاز برای ثبت نام کارمندان به شرح زیر است:

• فتوکپی و اصل کارت ملی و شناسنامه
• تکمیل پرسشنامه‎
• انجام آزمایش‎های قبل از استخدام توسط مراکز مجاز مورد پذیرش سازمان و ارائه آن به سازمان
• تکمیل و مهر و امضا پشت پرسشنامه‎ی نام نویسی توسط کارفرما
• مراجعه به واحد نام نویسی

تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان

کارفرما برای بیمه کردن کارکنان خود، موظف است هر ماه این لیست را در اختیار سازمان تامین اجتماعی قرار دهد. کارفرمایان به دو صورت می‎توانند اقدام کنند:

1. به صورت اینترنتی
2. از طریق نرم افزار

مراحل ارسال لیست بیمه کارمندان به صورت اینترنتی

مراحل تنظیم و ارسال لیست بیمه کارکنان به شرح زیر است:

• مراجعه به سامانه یکپارچه تامین اجتماعی
• وارد کردن نام کاربری و رمز عبور
• انتخاب گزینه بارگذاری لیست بیمه از منوی عملیات
• بارگذاری اطلاعات مربوط به کارگاه و پرسنل
• کلیک کردن روی گزینه ارسال به شعبه

مراحل ارسال لیست بیمه کارمندان از طریق نرم افزار

کارفرما می‎تواند، برای دانلود نرم افزار تامین اجتماعی به سایت این سازمان مراجعه کند. پس از دانلود اپلیکیشن مطابق مراحل زیر لیست کارکنان خود را ارسال نماید:

• اجرا کردن نرم افزار و کلیک بر روی گزینه: مشخصات کارگاه در قسمت اطلاعات پایه
• انتخاب گزینه جدید و وارد کردن اطلاعات کارگاه یا شرکت در فرم مربوطه
• بازگشت به قسمت اطلاعات پایه و انتخاب گزینه مشخصات کارکنان
• کلیک روی گزینه جدید و تکمیل اطلاعات پرسنل
• انتخاب گزینه لیست ماهانه از قسمت عملیات
• کلیک روی گزینه جدید و وارد کردن لیست بیمه و اطلاعات مربوط به آن در صفحه مربوطه
• تکمیل فرم ریزکارکرد کارمندان
• کلیک روی تهیه دیسکت در فرم لیست‎های ماهانه کارگاه‎ها به منظور ذخیره شدن اطلاعات به صورت یک فایل
• تحویل حضوری فایل به بیمه یا ارسال آن از طریق سامانه یکپارچه تامین اجتماعی

پرداخت حق بیمه

بعد از طی مراحل بالا، یک شناسه پرداخت صادر می‎شود. کارفرما می‎تواند مبلغ آن را به صورت اینترنتی پرداخت کند. لازم به ذکر است که حق بیمه ‎ی پرداختی کارفرما به تامین اجتماعی، بخشی از سوابق بیمه محسوب می‎شود. مشاهده و بررسی سوابق بیمه و پرداخت به موقع آن توسط کارفرما ضروری است.
در حال حاضر، امکان بررسی و مشاهده سوابق بیمه به صورت غیرحضوری فراهم شده است. کارکنان می‎توانند با استفاده از روش های زیر به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند:

• مراجعه به این لینک و وارد کردن کد ملی و رمز عبور
• دانلود اپلیکیشن تامین اجتماعی
• شماره گیری کد *4*1420#

حق بیمه چیست؟

حق بیمه ۳۰ درصد از حقوق کارمند است. ۲۳ درصد آن توسط کارفرما پرداخت و مابقی – 7 درصد- از حقوق ماهانه کارمند کسر می‎شود. بر اساس قوانین بیمه، کارفرما در صورت پرداخت نکردن حق بیمه کارمندان در زمان مقرر جریمه می شود.

حق بیمه کارمندان

بیمه دات کام یک پلتفرم آنلاین برای استعلام، مقایسه و خرید انواع بیمه‌نامه است. این پلتفرم، با توجه به نیاز مخاطبان خود، به صورت 24 ساعته پاسخگوی سوالات شما عزیزان است. کافی است سوالات خود را در قالب کامنت با کارشناس‌های بیمه دات کام در میان بگذارید تا در سریع‌ترین زمان پاسخ خود را دریافت کنید.